“Nada de diseñar una oficina cerrada o tradicional. Lo que está de moda ahora es el Open Plan Office.”
Pues sí, los modelos de oficina tipo Open Plan Office están de moda, pero esto no significa que sean funcionales. En este artículo les cuento por qué creo que las Open Offices – o las oficinas abiertas, sin divisiones – son una mala solución para algunos tipos de espacios/oficinas.
El mito: Cualquier oficina con áreas abiertas funciona eficientemente como un open office.
El concepto original del open plan office contemplaba áreas amplias y espaciosas más allá del espacio mínimo que ocupaban los puestos de trabajo. Esto permitía crear pequeños ambientes en los que – sin encierros – se lograba subdividir el espacio. Esto no solo es estéticamente agradable sino que funcional.
Bajo la idea de maximizar los metros cuadrados y poner más puestos de trabajo en el espacio, la idea del open plan office se tergiversó y nos hemos olvidado de los microambientes. Más bien los espacios quedan hacinados y bulliciosos. Este segundo esquema – el actual – técnicamente sí es un open plan office pero no es un espacio eficiente.
Para recuperar la eficiencia y la fluidez del espacio, se necesita más área de la que físicamente ocupan los puestos de trabajo. Estos metros cuadrados adicionales no son un desperdicio. Se usan para mejorar las circulaciones, crear microambientes, mejorar la acústica y darle personalidad al espacio.
El mito: Las oficinas abiertas generan más interacción y relaciones interpersonales.
Muchas de las características de los Open Plan Offices originales que promovían la interacción han desaparecido. Las oficinas abiertas que tenemos ahora – las que maximizan la rentabilidad del espacio colocando muchos puestos de trabajo – son ruidosas y distraen. Esto genera dos extremos de reacciones:
- Algunos tienden a usar audífonos u otras estrategias que les permita ensimismarse en su trabajo y evitar la interacción.
- Otros ceden ante el contexto, se distraen más de lo normal y su productividad disminuye.
Aún si se tratara de una oficina ejemplar en la que se logra interacción fluida y agradable, es importante entender que no todos los esquemas de trabajo se beneficiarían de este modelo. Por ejemplo, una oficina donde se desarrollan tareas tipo maquila – donde unos dependen de otros para continuar con el proceso de trabajo – necesita un open office. Una oficina en la que cada colaborador tiene tareas que completa por si mismo y no requiere de guía constante, no la necesita.
El mito: Cualquier espacio en el que congregan todos los puestos de trabajo es un open office
Bueno, este tema es más un tecnicismo que quisiera aclarar que un mito. 😛
Si se trata de un cuarto de 20m2 donde hay 5 puestos de trabajo, no, eso no es un open plan office, eso solo es un un office – o un espacio para trabajar. Un open office implica cierta escala: más área, más altura, más puestos de trabajo…
El mito: Un open office no tiene oficinas independientes.
En la mayoría de esquemas de trabajo – por la misma naturaleza de las actividades que se desarrollan – se necesitan diferentes ambientes: algunos para actividades que generan más ruido, otros para actividades que requieren más concentración y otros para tener privacidad y calma. Un esquema de oficina ideal – aún siendo open office – sí debería contemplar áreas cerradas para privacidad o concentración.
En resumen…
El concepto original del Open Plan Office balanceaba espacios abiertos y amplios con espacios cerrados y privados. Como concepto es una buena solución y si se diseña adecuadamente, puede resultar en espacios altamente eficientes y agradables. Sin embargo, es importante recordar que no es un esquema que le funciona a cualquier perfil de negocio.
Nuestro modelo actual de oficinas abiertas ha perdido esa esencia inicial. Antes de comprar o remodelar una oficina para convertirla en un open office, se debería analizar un poco el modelo para definir exactamente qué es lo que se quiere lograr en el espacio. Tal vez se busca generar un ambiente interactivo, tal vez se trata de tener iluminación natural en todos los espacios o, ¿por qué no? de maximizar el área… Lo importante es que, con los objetivos definidos, se puede lograr un mejor resultado que si se intenta hacer todo a la vez en un espacio y/o modelo de negocio que no necesariamente se preste para ello.
¡Diferentes esquemas de distribución se pueden combinar para lograr el mejor resultado!
Para los que quieren saber más, acá les dejo un video super bueno sobre el tema: